庆祝6.9国际档案日之档案基本知识学习
发布人:秘书科  发布时间:2022-06-09   浏览次数:401


一、档案是什么?怎样理解档案的定义?

《中华人民共和国档案法》将档案的定义表述为:“本法所称档案,是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

对档案的定义可以从四个方面加以理解:

1、产生档案的主体和来源。产生档案的主体是各类国家机构、社会组织和个人,表现出多元性的特点。由于主体不同,就产生了档案的不同所有权一一分别属于国家、集体、私人(个人、家庭、家族)所有。从来源看,档案产生于不同主体所从事的不同的社会活动,反映了档案内容的广泛性。

2、档案的基本属性一一原始记录性。原始性是指档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动(社会实践)过程中的历史产物,而不是事后编造的。记录性是指:从内容上看,档案所记载的是当时、当地、当事人发生、发现的事物和行为的过程、结果;从形式上看,档案原件具有不可替代的办文特征和时代特色。

3、档案的价值性。价值性即有用性。档案有两种基本价值;一是历史凭证价值。从档案的基本属性和档案的内容、形式特征看,档案是真实可靠的,具有法律效力。二是情报信息价值或称参考价值。从档案的信息储备和所反映的内容看,档案信息可供各项工作借鉴、参考。

4、档案形式的多样化。从记录方式来看,有文字书写(刻铸)、图表绘制、声像摄录、电子数码等;从阅读方式来看,有直读的、机读的;从载体形式来看,古今中外形式多样,如:甲骨、泥板、金属器皿、石刻、竹木、布帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁介质、金属片等。

二、归档文件是什么?

档案文件是立档单位在其职能活动中形成的,办理完毕、应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料。

三、全宗是什么?

全宗是档案的基本分类和管理单位,指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通常情况下,一个独立从事活动的单位,如一个机关、一个企业、一个学校所形成的全部档案应该组成一个全宗,某一个人形成的全部档案则可以构成个人全宗。全宗既是一定数量档案的实体概念,也是档案整理原则的重要体现和方法。在档案学中有时称全宗原则和全宗理论。在档案的整理、流转和保管过程中,同一全宗的档案不得分散,不同全宗的档案不得混杂,这被称作全宗不可分散性原则。

四、档案工作的概念是什么?由哪些方面构成?

档案工作是维护历史真实面貌的一项重要事业。人们通常说的档案工作是一个总的概念,严格来说,它包含着档案事业管理和档案资源管理这两个职能不同而又有密切关系的工作。

1、档案事业管理:包括档案管理以及档案科研、教育、宣传、法制、外事等工作,要对档案事业的方方面面进行统筹规划、组织协调、业务指导、执法监督。这方面的职责由各级政府的档案行政管理部门来承担。

2、档案资源管理:是对各种形态的档案进行具体的技术性管理,它又分为档案实体管理和档案信息管理。

档案实体管理,是指对档案的实体进行收集(归档)、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等。

档案信息管理,是指对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、上网、提供信息查阅和咨询服务。

五、文书处理部门立卷制度是怎么推行和确定下来的?

文书处理部门立卷制度是通过1955年中央批准的《国中共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》及1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》这两个法规性文件推行的。文件指出,“为了迅速地加强我国档案工作管理,适应目前国家机关工作和科学研究工作对于档案资料的需要”,决定在文书工作方面,“全面推行文书处理部门立卷,以建立统一的归档制度”。从此,文书部门立卷这一制度就确定下来了,文书部门立卷是党和国家对文书工作和档案工作的一项重要规定,这一措施的实行,推动了文书工作和档案工作的发展。

六、办理完毕的公文什么时间归档?

归档时间是办理文件材料归档交接手续的时间。归档时间是归档制度的重要内容之一。对于一般的公文通常是按年度接收归档,即在第二年的上半年,将上一年形成的文件经整理后,办理交接归档手续。

七、机关文书档案的保管期限有几种?

根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号),机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

八、归档文件的整理原则是什么?

归档文件的整理原则是:

1、遵循文件的形成规律,保持文件之间有的机联系。文件的形成有其自身的规律和特点。不同的机关,尽管其职责和业务范围各不相同,但各项职能活动总是存在着各方面的联系,所形成的文件之间必然有一定规律,这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系既能反映出机关职能活动的历史面貌,同时也符合人们查找利用档案的心理预期,为检索提供了线索。因此,进行归档文件整理工作,必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。

2、区分不同价值。不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档,而是要依照国家有关规定,区分归档范围内不同文件的价值,找定不同保管期限。

3、便于保管和利用。这是归档文件整理最基本的原则,也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。“便于保管和利用”既是归档文件整理的出发点,也是最终目的。

九、档案工作的基本内容包括哪些方面?

通常说的档案工作,是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作,即用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括以下几项:档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。也简称收集、整理、鉴定、保管、编研、利用和统计工作。

、国档案日的由来

194869-11日,位于巴黎的联合国教科文组织(UNESCO)召开了一场专家会议,来自世界上许多国家的档案工作者参加了会议交流,经大家讨论决定成立国际档案理事会(ICA)。会上通过了ICA的第一份章程,章程中指出,世界各国的档案工作者应共同努力为了全人类保护好档案,开展鉴定并提供利用;档案和文件作为全世界共享的遗产和全人类一样具有同一性。

200711月,为了庆祝200869ICA成立60周年纪念日,ICA全体成员在加拿大魁北克举行的年度全体会议上投票决定,将每年的69日定为国际档案日。

2013年,中华人民共和国国家档案局决定自该年开始,把每年的69日即国际档案日作为档案部门的宣传活动日。

十一中国历届国际档案日宣传主题

2013档案在你身边

2014走进档案

2015档案——与你相伴

2016年:档案与民生

2017档案——我们共同的记忆

2018档案见证改革开放

2019新中国的记忆

2020年:档案见证小康路 聚焦扶贫决胜期

2021年:档案话百年

2022年:喜迎二十大档案颂辉煌