校政办〔2022〕2号

第一章  总  则

第一条  为规范档案利用管理，充分发挥档案的作用，确保档案的安全完整，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办》《安徽省高等学校档案管理实施办法》等法律、法规，特制定本办法。

第二条  学校综合档案主要为本校教学、科研、党政管理等日常工作服务，并适当为社会提供档案利用服务。

第三条  档案利用主要包括档案查阅和档案借阅两种形式。一般只限于在“档案阅览室”利用，并进行档案利用登记。档案借阅只限于本校教职工工作需要利用，对校外单位或个人不提供档案借阅服务。

第二章  档案查阅利用

第四条  本校师生员工持本人有效证件，说明利用档案的目的和范围方可查阅校公开档案。

第五条  我校毕业生持有本人身份证明，可以查阅与本人相关的档案。委托他人前来查询的，受委托人除须持有本人的身份证件外，还须持有当事人的身份证件和委托书，方可查阅。

第六条  校外单位或个人查阅利用，须持有合法介绍信，并须经本校档案形成部门以及校办公室负责人批准同意，方可查阅利用校公开档案。

第七条  本校教职工查阅利用保密档案或非本部门形成的未公开档案，须经档案形成部门负责人以及校办公室负责人批准，并填写《淮南师范学院综合档案利用审批单》，方可查阅利用。

第八条 本校教职工查阅财务档案，须经财务部门负责人批准，填写《淮南师范学院综合档案利用审批单》，并由财务部门相关人员陪同；方可查阅利用。

第三章  档案借阅利用

第九条  档案原则上不外借，保密档案一律不外借。

第十条  因工作需要，借出校公开档案在校内使用的，须经本单位负责人、档案形成单位负责人以及校办公室负责任人批准，填写《淮南师范学院综合档案利用审批单》，方可借出。

第十一条  因工作需要，借出校未公开档案（如学校党委会、校长办公会、财务档案、科研档案等）在校内使用的，须经本单位负责人、档案形成单位负责人以及校办公室负责任人同意，并报分管档案工作校领导批准，填写《淮南师范学院综合档案利用审批单》，方可借出。

第十二条  档案借阅和归还时，档案管理人员和借阅人应共同核对档案借阅数量以及有无缺失、损坏、涂改等现象，填写《淮南师范学院档案借阅登记簿》，并签字确认。

第十三条  档案借阅限期一般为2周，期间遇法定节假日顺延。借阅期满后需续借的，应办理续借手续，续借不得超过两周。逾期不归还的，档案管理人员应予以提醒催还。

第十四条  有特殊情况使用时限超过两周者，应事前申明，且明确归还日期，务必如期归还，不得再行续借。

第四章  档案利用安全规定

第十五条  档案利用者要确保档案的保密、完整与安全。档案利用者不得涂改、污损、抽拆和增删档案内容，所借档案不得转借，不得擅自携带外出。

第十六条  在档案利用过程中造成损坏、丢失、泄密等不良后果和影响的，应写出书面报告，按档案管理相关法律法规追究当事人的相应责任。

第十七条  复制、摘录档案，须经档案管理人员同意。复制由档案管理人员统一办理，摘录由档案管理人员负责核对、盖章。

第十八条  未经学校授权和上级主管机关批准，任何单位和个人都无权公布档案。

第五章  附  则

第十九条  本办法由学校办公室负责解释。

第二十条  本办法自下文之日起执行，《淮南师范学院档案借阅办法》（校办〔2013〕9号）同时废止。