第一章 总 则
第一条 为提高全校档案管理工作水平，充分发挥档案在学校教学、科研和管理中的作用，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《普通高等学校档案管理办法》、《安徽省档案条例》和《安徽省高等学校档案管理实施办法》，结合我校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指我校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校、学生和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，全校档案工作实行各类档案集中统一管理。学校综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门，也是保存和提供利用本校档案资料的重要机构。
第二章 机构设置与人员配备
第四条 我校设立综合档案室，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家、安徽省和学校有关档案工作的法律法规和方针政策；
（二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制档案检索工具，开发档案信息资源；
（五）开展档案的开放和利用工作；
（六）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（七）开展档案学术研究和交流活动；
（八）对学校各部门的档案工作进行监督和指导。
第五条 建立一个完整、高效的档案工作网络。各教学单位、机关各部门应明确一名负责人分管本单位的档案工作，确定一名兼职档案员负责档案工作。档案工作人员应热爱档案事业、具有档案业务技能和科学文化知识和较好的政治业务素质。各单位兼职档案员应保持相对稳定，负责本单位文件材料的收集、整理、立卷和归档，主动接受校档案室的业务指导和督促检查，确保归档文件材料的完整、准确和系统。
第三章 条件保障
第六条 学校档案工作所需经费单独立项，列入学校预算，保证档案工作的需求。
第七条 校综合档案室是保存和利用学校档案的专门机构，应确保安全，配备符合要求的档案库房和管理设施。库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储发展空间。
第八条 学校及时配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案建设，保障学校档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。
第四章 档案管理
第九条 学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，提高全校档案工作管理水平。档案工作要与学校各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十条 学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
（四）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）及《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）执行。
（五）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）执行。
（六）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。
（七）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（八）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书正式出版物及出版发行记录等。
（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）和安徽省财政厅、安徽省档案局印发的《安徽省会计档案管理办法实施细则》（财会字〔1999〕691号）执行。
上述归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第十一条 学校实行文件材料形成单位（部门）、课题组立卷归档制度。各单位兼职档案员应做好日常文件材料的收集、整理工作，按时向校档案室移交。
第十二条 电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第十三条 归档时间与质量要求
（一）归档时间
1．学校各部门、各单位形成的党群、行政、外事等文书类文件材料，经系统整理后在次年6月底前归档；
2．科研类档案应在项目验收后2个月内归档；
3．基建类档案应在项目竣工验收后3个月内归档；
4．财会类档案由档案生成单位保管2年后归档；
5．声像类档案（光盘、照片、录音带、录像带等）在文件形成的年终归档，重要的应即时归档；
6．实物类档案（学校各项活动中形成的有纪念意义或有保存价值的物品）应即时归档。
（二）质量要求
归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存；本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料，字迹、印信等应清晰、完整；声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。
第十四条 全校各处级建制单位均为立卷单位，综合档案室按立档单位接收文件材料并填写移交目录（清单），双方在移交目录（清单）签字后，各执一份存档，以备查验证。
第十五条 学校综合档案室应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，结合我校实际，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满，已失去保存价值的档案，经鉴定并登记造册报学校有关领导批准后，按规定程序予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十六条 建立和完善全校各类文件材料归档制度，并纳入学校教学、科研、管理和专兼职档案员的职责范围，做到每项教学、科研、管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十七条全校教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
第十八条 综合档案室要对室藏档案进行定期安全检查，切实做好档案的防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体“八防”工作，确保档案的实体安全和信息安全。
第十九条综合档案室执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第五章 档案的开发与利用
第二十条 综合档案室应采取多种措施，积极开发档案信息资源，加强档案编研工作，主动为学校中心工作和其他各项工作服务。
第二十一条 任何单位和个人查阅综合档案室保存的档案原件，均须出示单位介绍信或持有个人身份证等合法证明，在履行相关登记、审批手续后方可查阅。
第二十二条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应经校办公室负责人批准。需要利用涉密档案的，应经学校相关部门批准。
第二十三条 综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖校档案材料证明章的档案复制件与档案原件具有同等效力。
第二十四条 综合档案室应编制配套档案检索工具，建立健全档案信息查询系统，积极主动地为全校师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务。
第六章 奖励与惩罚
第二十五条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予表彰与奖励。
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给综合档案室的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第二十六条 有下列行为之一的，学校对主管人员和直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附则
第二十七条 本办法由学校办公室负责解释。
第二十八条 本办法自印发之日起施行。
