第一章 总则
第一条 为加强公文管理，推进我校公文处理工作的科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 学校公文，是学校党政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的路线方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。
第三条 公文处理是包括公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 公文处理工作，实行统一领导、分级管理的原则。学校领导及教学单位、职能部门的负责人应高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的指导和检查，指定一位负责同志分管公文处理工作，并指定专门人员具体负责本单位日常公文处理工作，确保公文处理的效率和质量。
第六条 学校办公室是学校公文处理的管理机构，负责学校的公文处理工作，指导和督查学校各单位的公文处理工作。
第二章 公文种类
第七条 学校常用公文种类主要有十种：
（一）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（二）决定：用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。
（三）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通知：用于传达上级机关的指示、转发上级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关部门共同执行或周知的事项。
（五）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（六）报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。
（七）请示：用于向上级机关请求指示、批准。
（八）批复：用于答复下级机关的请示事项。
（九）函：用于学校对外商洽工作、询问和答复问题、向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
（十）纪要：用于记载传达会议主要精神和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素组成。一般，置于公文首页红色分隔线以上的部分统称为版头；置于红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分统称主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分成为版记。
（一）份号。公文印制份数的顺序号，一般用2位小3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”字样和保密期限。一般用小3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，密级与保密期限之间用★隔开。
密级公文不得通过电子政务系统传输。
（三）紧急程度。紧急公文，应根据紧急程度，顶格编排在版心左上角标注“特急”、“加急”。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独使用主办机关名称。学校主要有：“中共淮南师范学院委员会文件”、“淮南师范学院文件”、“淮南师范学院”及“中共淮南师范学院委员会（ ）文件”、 “中共淮南师范学院（ ）总支委员会文件”、“淮南师范学院（ ）文件”等。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份（用全称，置于六角括号“〔〕”内，用阿拉伯数字）和发文顺序号（不编虚位，即1不编为001，不加第字）组成，一般应编排在发文机关标志下空二行居中排布。如“院发〔2012〕1号”。联合行文，一般只标明主办机关发文字号，如学校党政联合发文用学校党委文号，同时盖学校党委和校行政印章。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，标在发文机关标志之下、横线以上右侧位置，同时，发文字号移至左侧。“签发人”三字用小3号仿宋字体，签发人姓名用小3号楷体，其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。发文字号由学校统一规定，详见附件，不得自行制定或随意更改。
（七）标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、事由、文种组成。以学校名义向校内行文，“发文机关”可以省略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题位于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布，回行时应做到词意完整，排列对称，长短适宜。字体用用2号华文中宋（小标宋体）加粗字体，行间距磅值一般一行时为单倍行距，多行时为32磅。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当用全称或规范化简称、统称。位于标题下空一行，居左顶格排印，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后用全角冒号。主送机关不能为个人。
1．以学校党委名义（或以学校党委、行政名义联合）向校内行文，主送机关一般应用“校纪委，党委各部门、各党总支，校工会、团委，各行政处级单位：”。
2．以校行政名义向校内行文，主送机关一般用“各单位、各部门” 、“各院系”、“各有关单位及部门”等。
3．各处级单位上报学校的文件，应主送“校党委”或“校行政”。
（九）正文。公文的主体，用于表述公文的内容，位于主送机关的下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。首页必须显示正文。正文中结构层次序数，应按“一”、“（一）”、“1”、“（1）”的顺序使用，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋字体标注。公文用字一律从左向右横写、横排；页码居中设置；行间距磅值一般为26磅。正文内容用小3号仿宋体字。
（十）附件说明和附件。如有附件，编排在正文下空一行左空二字标识“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，按顺序用阿拉伯数字注明名称和件数（如“附件：1．××××××”），附件名称后不加标点符号。附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称首字对齐。如有多个附件，则格式为：
附件：1．××××××
2．××××××
公文附件应当置于主件之后另面编排，与主件装订在一起，并在附件左上角顶格标识“附件”字样，有多个附件时应标识顺序号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（十一）发文机关署名和成文日期。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。联合行文时，一般将发文机关署名整齐排列在相应位置。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。
（十二）印章。除有特定发文机关标识的普发性公文不加盖印章外，有发文机关署名的公文应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章和正文必须同处一面，如果公文排版后所剩空白处容不下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附注说明）一行之内。联合行文时，将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切。
（十三）附注。公文如有附注（公文印发传达范围等需要说明的其他事项），居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（十四）版记。公文一般应有版记。
1．抄送机关。指除主送机关以外的其他需要知晓公文内容的上级、下级和不相隶属机关，应当标注全称或规范化简称、统称。一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐。抄送机关名称依上级、平级、下级机关次序排列，用逗号或顿号隔开，在最后一个抄送机关后标句号，其中同一层级部门之间用“、”号隔开，不同层级部门之间用“，”号隔开。
2．发文机关和印发日期。一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。
3．版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
（十五）页码。公文页数顺序号。一般用4号半角仿宋体阿拉伯数字，居中编排在公文版心下边缘之下。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
第九条 公文的汉字从左至右横排，标题一般用2号华文中宋加粗字体，正文选用小3号仿宋字体。公文用纸以国际标准A4型（210mm×297mm）为准，左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
1．以学校党委名义、以党委和行政联合名义制发的公文一般使用“中共淮南师范学院委员会文件”公文格式纸。
2．以学校行政名义制发的公文一般使用“淮南师范学院文件”公文格式纸。
3．以学校纪委名义制发的公文一般使用“中共淮南师范学院纪律检查委员会文件”公文格式纸。
4．以学校名义，在不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准等，使用“淮南师范学院”公文格式纸。
5．以部门名义制发的公文一般使用“中共淮南师范学院委员会（ ）文件”、“中共淮南师范学院（ ）总支委员会文件”、 “ 淮南师范学院（ ）文件”公文格式纸。
第四章 行文规则
第十条 行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。要减少例行性、事务性公文，严格控制以学校党政名义的发文。
第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文时，应当同时抄送被越过的机关。对自己的上级部门要用上行文；对自己所属的下级部门要用下行文；对同级部门和不相隶属的部门要用平行文。应该使用上行文的，不能使用下行文或平行文，反之亦然。不相隶属机关之间一般用函行文。
第十二条 各部门要对自己的行文负责。行文的事项必须在本部门的职权范围之内，不属于自己职权范围内的事项不得行文。各处级单位一般不能向校外行文，如需以学校名义请示上级政府或上级主管部门解决问题时，应先草拟初稿，送学校办公室核稿，并呈校领导批准后以学校名义发文。属于规范性文件的，应按照《淮南师范学院规范性文件制定办法》规定执行。
第十三条 “请示”、“报告”应当主送一个单位，不得多头主送；确有需要的，可抄送其他机关或有关单位，但不得抄送其下级机关。“请示”应一文一事；“报告”不得夹杂请示事项，公文标题不得用“请示报告”字样。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导个人。
第十四条 要正确选择文种。如下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议时用报告（或意见）。下级就某一事项向上级请求指示、批准时用请示，上级答复下级的请示用批复。请示应当一文一事。报告不得夹带请示事项。
第十五条 上行公文需按上级机关的规定或要求的份数报送。校内单位报送学校的公文一般为2份。凡以学校名义发出的公文，学校办公室存档1份。
第五章 公文拟制
第十六条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十七条 公文起草
以学校名义制发的公文，一般由学校办公室撰拟。部门工作中须由学校发文的，由部门代拟。草拟公文，必须按规定用蓝黑或黑水笔填写《淮南师范学院发文稿纸》。
公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表达准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。
（七）各部门主要负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第十八条 公文审核
凡以学校名义发文或批转的公文，均由学校办公室负责审核。职能部门代学校起草的校党政文件，该部门要负责初校。复核人须在《淮南师范学院发文稿纸》的相应位置签名。主办单位审核后的公文应做到层次清晰、语句通顺、用词准确、引文无误、附件完备。
审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否正确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行。
（三）文种是否正确，格式是否规范；人名、地点、时间、数字、段落顺序、引文等是否正确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（四）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
各处级单位制发的处级文件，由本单位自行审核。
第十九条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需要进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第二十条 公文签发
学校公文须经校领导审批签发。重要公文和上行文，应由党委书记或院长签发；一般性文件，可由分管该项工作的校领导签发；联合行文，需由所有联署机关主要负责人会签。校领导签发纸质公文，应当明确签署意见（“发”或“不发”）并写上姓名和时间；签发电子公文，按电子公文的程序进行。非特殊情况，校领导不予签发未经学校办公室审核的文稿。
第六章 公文办理
第二十一条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十二条 收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。学校办公室负责党委系统和行政系统的收文处理工作。任何部门收到上级或同级业务部门寄送的文件及各类重要会议材料，必须及时送交学校办公室统一登记、批办、承办、督办、归档，一律不得自行进行收文处理。电子公文的“收文管理”权限只赋予学校办公室管理人员，用来收转外单位的来函、来文。校外单位的电子文件通过电子政务公系统的“收文登记”直接导入到收文流程。
（一）签收。公文一律由学校办公室机要人员负责拆封、签收，除校领导直接交办的事项外，不得将公文直接报送校领导个人，校领导不受理未经学校办公室文秘部门签收的公文。签收公文应当逐件清点，核对无误后签字或盖章，并注明签收时间，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。
（二）登记。公文签收后，由学校办公室机要秘书逐件拆封核查，根据有关规定分类登记。将公文标题、密级、收文字号、发文机关、收发文日期及办理情况应当详细记载。
（三）初审。办公室应当对收到的公文进行初审。
对于上级机关下发或交办的公文以及校外其他单位送来的公文，审核的重点是：是否应由本部门办理，不属于本部门职能范围内的公文，应及时退回原发文单位，并说明理由。
对于校内呈报学校需要办理的公文，审核的重点是：是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。对不符合本条例规定的公文，学校办公室退回呈报单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当由办公室提出拟办意见交负责人批示或转有关部门办理；需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时处理，有明确办理时限要求的应当在规定时期内办理完毕。
（五）传阅。秘书根据学校办公室主任批示或授权，按照一定的程序将公文送有关校领导阅知或批示。领导之间不能横向传阅文件。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。
审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
（六）催办。办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。对紧急和重要公文应及时催办，专人负责，对一般公文应定期催办，并随时或定期向有关领导人反馈办理情况。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位或部门，并根据需要告知相关单位和部门。
部门收到的文件可参照上述程序执行。
第二十三条 纸质公文处理过程中，应当使用符合存档要求的蓝黑或碳素墨水书写材料。需要送请校领导阅批的传真件，应当复制后办理。电子公文的办理，按电子公文的程序和要求进行处理。
第二十四条 发文办理包括复核、登记、印制、核发等程序。
（一）复核。主办单位要将领导签发后的文稿内容进行认真复核；学校办公室要重点审核签发手续是否完备、附件材料是否齐全、文种和格式是否规范等。文稿如需作较大改动，要与原起草部门协商或修改；不符合要求的公文，一律退回原草拟部门；如文稿已经校领导审批过，修改后需经原审批人复审。
（二）登记。以学校党政名义制发的公文，由学校办公室秘书科登记、编号。各单位制发的公文，由本单位自行登记、编号。登记应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数等情况逐项填写清楚。
（三）印制。学校办公室负责以学校党委、行政名义制发文件的印制。各单位负责本单位制发文件的印制。公文印制必须保证质量和时效，做到字迹清晰，格式规范，版面整洁，装订规整。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。印制好的公文，由学校办公室文秘部门在对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后统一分发（或通过校园电子政务系统发送）。各单位印制文件由各单位文秘人员在对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后自行分发（或通过校园电子政务系统发送）。
第二十五条 涉密公文应按照符合国家保密规定的方式进行传递传输。
第二十六条 整理归档
需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规，及时收集齐全、整理归档。以学校名义制发的公文办理结束后，应将校领导签批的底稿及1份公文正本连同签批单和附件整理、立卷。电子公文的归档按电子公文归档程序办理。个人不得保存应当归档的公文。两个以上单位联合制发和办理的文件，原件由主办单位归档，相关单位存复制件。各部门的立卷归档工作要接受学校办公室档案室的指导、协调和监督，各部门将当年度收到的各类纸质文件进行清理并于次年及时交学校办公室档案室统一登记、归档。
第七章 公文管理
第二十七条 学校公文应当发给组织，一般不发给个人，由专人（秘书）统一管理。文书人员应当切实做好公文的管理工作，既发挥公文效用，又有利于公文保密。
第二十八条 未经发文机关同意，文件的印发传达范围不得自行扩大；需要变更的，应当经发文机关批准。凡借阅的纸质公文，应妥善保管，并做到在借阅期限10天内及时归还，否则将按规定追究责任人责任。
第二十九条 涉密文件，未经发文机关批准，不得自行翻印、复制。确因工作需要复制保密文件，须经校保密委员会或省保密委员会批准。建立严格的登记、管理制度，并按原本文件管理。
第三十条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第三十一条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止，视为自废止之日起失效。
第三十二条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十三条不具备归档和存查价值的公文，鉴别后并经办公室负责人批准，可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，保证不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十四条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文经整理后按有关规定移交档案部门。工作人员离岗离职时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十五条 学校办公室文书人员应定期对收进和发出的保密文件进行清理和清退，并将文件的清理和清退情况向省保密局报告。无保存价值的文件，按有关规定统一登记销毁。
第八章 附 则
第三十六条 党政公文含电子公文。电子公文处理参照上级有关规定和本条例执行。
第三十七条 法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照上级单位的有关规定处理。
第三十八条 本条例如有与上级机关有关规定不一致之处，或本条例未规定而上级机关有具体规定的按上级机关有关规定执行。
第三十九条 本条例由校办公室负责解释。
第四十条 本条例自2013年1月1日起施行。原《淮南师范学院党政公文处理办法》（院发〔2009〕77号）停止执行。
