《淮南师范学院年鉴》是综合反映学校教育、教学、科研等情况的年度资料性文献。它为学校领导和各单位、部门进行科学决策提供可靠依据，是了解淮南师范学院、宣传淮南师范学院的重要窗口和平台，具有“存史、资治、交流”的功能。《年鉴》编写要站在学校的高度，全面、准确、客观地描述学校重要工作开展情况以及所取得的成就。在编写中遵循以下要求：

一、编写原则

《年鉴》撰稿人要对本单位工作深入调研，力求掌握全面准确的资料，进而分析、鉴别、精选。编写《年鉴》要坚持全、真、新、特、鉴的原则。

（一）全：即要涵盖我校主要工作情况。《年鉴》作为记载学校一年事业发展的平台，内容上要全面，覆盖面要宽，凡是我校办学过程中的重大事件和重要资料都不能遗漏。

（二）真：要真实、准确无误。《年鉴》承担着记载学校历史资料和对外宣传的任务，必须事实准确，数据真实，要以资料、数据的真实性来维护年鉴的权威性。

（三）新：要抓住新事。要反映年度学校工作的新进展、新成效、新观念、新成果，要从新的角度、新的高度、新的侧面尽可能多地提供新信息。

 （四）特：要突出特点。当前，随着高等教育改革不断深入，我校与时俱进，创新发展，不断呈现新特点，对于体现我校特色的重要事项，应重点收录在《年鉴》中。

（五）鉴：要注意鉴戒性和存史。在以主要篇幅充分反映我校工作新成就的同时，也要注意反映工作中的问题。实事求是地记述，能更好地帮助我们总结经验、接受教训，真正起到“鉴”的作用。此外，还要注意收录当前有使用价值和具有历史保存价值的资料。

二、文字规范

（一）文体。采用记实性说明文体和记叙文体写作。说明文体以说明为主要表达方式，常用于介绍基本情况、综述主要成就、解说事物、简介人物、阐明事理。记叙体以叙述为主要表达方式，常用于记述业绩、单一事件、人物、会议和节庆活动。

（二）语体。采用公报语体。力求准确、朴实、精炼、流畅，寓议于记，措词平正，不随意褒贬；排除套话、空话、大话以及说教式与华而不实的文句。

（三）语言文字。使用现代汉语书面语，包括少数已在现代汉语中常用的古汉语。严格使用规范汉字，一般不使用繁体字和异体字。

（四）标点符号。按国家语言文字工作委员会、中华人民共和国新闻出版署1995年修订的《标点符号用法》的规定使用。应特别注意区别破折号和连接号的用法：

破折号“——”(占两格)，用于标明行文中解释说明的语句。破折号和括号用法不同：破折号引出的解释说明是正文的一部分，括号里的解释说明不是正文，只是注解。例如：地质科学界最高奖——“李四光地质科学研究者奖”。

连接号“—”(占一格)，用于组成复合词组的两个名词之间，把意义密切相关的词语连成一个整体，如“开通黄山—杭州空中航线”。

连接号的另一种形式“～”(占一格)，主要用于连接相关的数字，如“5月18日～20日”、“30万～40万”、“20%～30%”。

（五）称谓。一律使用第三人称的全称撰稿，如“某某学院”、“某某处”，而不称“我院”、“我处”。人物在同一篇稿件中第一次出现时可加职务或职称中的一项，之后出现则直称其姓名。

各种名称首次出现时要用全称，如文稿中需要多次使用，可在首次出现全称时加注简称。但一些通用和规范的名称简称可不必加注，如“中国共产党中央委员会”可称为“中共中央”。

（六）时间表述。文稿中涉及的时间要写出准确的年、月、日，避免使用“今年”、“当前”、“最近”、“近年”等模糊不清的时间代词。同一条目中年份已有前提的，后面不必重复出现，可用“年内”的提法，也可直接交代“某月”或“某月某日”。

公历年代、年、月、日及时、分一律用阿拉伯数字表述，如“20世纪80年代”、“1994年5月1日”、“7时18分”；年份不能简写，如“1995年”不能写成“95年”。

 （七）数字用法。除特殊情况外，使用数字均用阿拉伯数字，如“20件”、“1230平方米”等。定型的词、词组、成语、惯用语等及叙述性文字中的数字，应使用汉字，如“十项规定”、“十一五规划”、“一律”、“一方面”等。倍数、分数、百分数、千分数用阿拉伯数字，但百分之几、十分之几、百万分之几等用汉字表示。

统计数字(某些需精确统计及附表中的数字可以例外)在五位数以上的，一般要求改写成以万、亿为单位，小数点后按四舍五入法取1位数～2位数，如“36547万元”写作“3.65亿元”。百分数和千分数中的小数，只取至小数点后一位数。

使用统计数据要求做到文表、总数与分数一致，因统计口径不同而引起的前后数据不一致要加以说明。

（八）计量单位。面积单位用平方米或公顷。长度单位用“米”、“千米”，重量用用“克”、“千克”或用“公斤”、“吨”等。

行文中涉及的计量单位，一律用汉字表述。公式中的计量单位使用符号，不用汉字表示，附表中的计量单位，一般使用汉字，必要时也可以使用符号，但同一表格中的用法需一致。

（九）书写格式。正文一律用Word文件输入，标题字体采用华文中宋三号加粗，正文用宋体五号、段落行距固定值18磅。文尾右下方注明撰稿单位、撰稿人姓名。表格中字体用宋体小五号，表格中段落行距固定值14磅。

条目标题4号宋体加粗加方头括号“【】”，顶格起行书写，后空一格接正文。条目中的层次标题，另行空两格书写，后空一格接正文。条目与条目之间独立成章。

正文层次较多的，可分层序书写：第一层为一、二、三……；第二层为（一）（二）（三）……；第三层为1.2.3.……；第四层为（1）（2）（3）……。

引用文件要严格书写文件标题、发文机关名称和公文号。公文号中的年份使用六角括号“〔〕”。